Teilnehmermanagement

 

Ein Teilnehmermanagement unterstützt die Organisation und Verwaltung von Veranstaltungen und deren Teilnehmer. Angesiedelt in den drei Phasen - vor, während und nach der Veranstaltung, kann es zu einem der wichtigsten Bestandteile rund um die Teilnehmerkommunikation werden.

Ein Teilnehmermanagement hilft dir dabei, den komplexen Ablauf von Veranstaltungen und deren Verwaltung zu vereinfachen und die Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten. Von der Einladung, über wichtige Aspekte während einer Veranstaltung, bis hin zum Nachtrag eines Events - Du stehst permanent im Kontakt mit deinen Veranstaltungsteilnehmern. 

Das MICE Portal bietet dir folgende Möglichkeit:

Für große und komplexe Veranstaltungen, empfehlen wir dir unser TMS-Template zu nutzen. In nur wenigen Klicks übermitteln wir die wichtigsten Eckdaten deines Events an unsere TMS-Partner und du erhältst ein Angebot. Mehr Informationen

BEDARFSGERECHT

Ein erfahrenes Team aus Eventmanagern und Webentwicklern steht Ihnen von Anfang an kompetent zur Seite und hilft Ihnen bei der Ermittlung des Bedarfs.

ZEITGEMÄSS

Das komplette Teilnehmermanagement läuft über ein System und ermöglicht Ihnen so eine schnelle Übersicht über wichtige Informationen sowie Auswertungen nach Veranstaltungsende.

SICHER

Bei unseren Teilnehmermanagementsystemen, Lösungen und Services handelt es sich um SaaS (Software as a Service) und sind webbasiert.


TEILNEHMERMANAGEMENT 

 
     

FULL SERVICE 

 

Besonders geeignet für Veranstaltungen mit komplexen Anforderungen.
Mit unserem Template kannst du in nur wenigen Schritten deine Event-Infos an unsere TMS-Partner übermitteln.
Im nächsten Schritt kannst du dich von unserem Partner beraten lassen und erhältst ein passendes Angebot.


 Individuelles Set-Up
Abbildung komplexer Anmeldeprozesse inkl. aller Plausibilitäten:
 -  Verschiedene Teilnehmergruppen
  -  Verschiedene Vorträge/Workshops
  -  Je Teilnehmergruppe unterschiedliche Abfragefelder
  -  Hotelkontingent-Verwaltung
  -  Anmeldemaske in mehreren Sprachversionen

Branding von Event-Webseiten inkl. Mobile Version
Professionelles Einladungsmanagement inkl. Tracking
Set-Up der Online-Registrierung
Individuelles Online-Reproting mit Export-Funktion
Erstellung von Namensschilder ( QR-Code Scanner/APP) 
Feedbackmanagement

 

 

 
 

KONZEPTIONSPHASE:
VORBEREITUNG UND EINLADUNG

 

Vor einer Veranstaltung gilt es zunächst, die Daten der Teilnehmer zu evaluieren und bereits vorhandene zu sichten und eine insgesamt saubere Versandliste zu erstellen. Anschließend geht es um die detaillierte Erstellung der Einladung und Anmeldung. Hier gilt es sich im Vorfeld zu überlegen, wie die Einladung gestaltet werden soll, auf welchem Weg der Versand erfolgt und welche Informationen von den Teilnehmern benötigt werden. Daher muss auch die Erstellung des Anmeldeformulars gut durchdacht werden, ebenso wie eventuell unterschiedliche Teilnehmerkategorien, falls diese abweichende Anmeldeschritte voraussetzen. 

Für überregionale und internationale Veranstaltungen und für Events, die an mehreren aufeinanderfolgenden Tagen stattfinden, müssen ggfs. Hotelkontingente reserviert und evtl. auch die An- und Abreise organisiert werden.

teilnehmermanagement-system
Teilnehmerregistration

REGISTRIERUNG UND BETREUUNG
DER TEILNEHMER

 

Mit den Rückantworten und Anmeldebestätigungen werden alle notwendigen Teilnehmerinformationen gepflegt und vervollständigt, um Anmeldungen, Hotelreservierungen, Reisearten, Sonderwünsche und alle weiteren Details im Überblick zu behalten und zu koordinieren.

Die Registrierung der Teilnehmer sollte unabhängig von der Anzahl so reibungslos wie möglich ablaufen. Bei einem Check-in mit entsprechender Hardware können Teilnehmer mittels Bar- oder QR-Codes auf den Namensschildern erfasst werden. Je nach verwendeter Hardware ist so auch die Verwaltung von Sitzplätzen sowie die Einlasskontrolle von ausschließlich geladenen und angemeldeten Gäste möglich.

Eine Event-App bietet zusätzlich die Möglichkeit, die Teilnehmer auch während der Veranstaltung mit Informationen zu versorgen. 

NACHBEREITUNG UND
NACHKOMMUNIKATION

 

Die Chance sich nach der Veranstaltung das persönliche Teilnehmerfeedback einzuholen sollte tunlichst genutzt werden. Egal, ob per Fragebogen, direkt vor Ort oder als anschließende Befragung per E-Mail. Zusammen mit einem personalisiertem Dankschreiben wird die Akzeptanz gegenüber der Umfrage noch gehoben. Die Meinungen der Teilnehmer sind enorm wichtig und dienen der Erfolgskontrolle. Sie sind einer der wertvollsten Informationsquellen zur Verbesserung für zukünftige Veranstaltungen. 

Jede Veranstaltung – egal welche Größe und Teilnehmerzahl und unabhängig vom vorhandenen Budget oder dem Veranstaltungsformat profitiert von einem strukturierten Teilnehmermanagement.

Teilnehmerfeedback