Teilnehmermanagement

KONZEPTIONSPHASE:
VORBEREITUNG UND EINLADUNG

Vor einer Veranstaltung gilt es zunächst, die Daten der Teilnehmer zu evaluieren und bereits vorhandene zu sichten und eine insgesamt saubere Versandliste zu erstellen. Anschließend geht es um die detaillierte Erstellung der Einladung und Anmeldung. Hier gilt es sich im Vorfeld zu überlegen, wie die Einladung gestaltet werden soll, auf welchem Weg der Versand erfolgt und welche Informationen von den Teilnehmern benötigt werden. Daher muss auch die Erstellung des Anmeldeformulars gut durchdacht werden, ebenso wie eventuell unterschiedliche Teilnehmerkategorien, falls diese abweichende Anmeldeschritte voraussetzen. 

Für überregionale und internationale Veranstaltungen und für Events, die an mehreren aufeinanderfolgenden Tagen stattfinden, müssen ggfs. Hotelkontingente reserviert und evtl. auch die An- und Abreise organisiert werden.

REGISTRIERUNG UND BETREUUNG
DER TEILNEHMER

Mit den Rückantworten und Anmeldebestätigungen werden alle notwendigen Teilnehmerinformationen gepflegt und vervollständigt, um Anmeldungen, Hotelreservierungen, Reisearten, Sonderwünsche und alle weiteren Details im Überblick zu behalten und zu koordinieren.

Die Registrierung der Teilnehmer sollte unabhängig von der Anzahl so reibungslos wie möglich ablaufen. Bei einem Check-in mit entsprechender Hardware können Teilnehmer mittels Bar- oder QR-Codes auf den Namensschildern erfasst werden. Je nach verwendeter Hardware ist so auch die Verwaltung von Sitzplätzen sowie die Einlasskontrolle von ausschließlich geladenen und angemeldeten Gäste möglich.

Eine Event-App bietet zusätzlich die Möglichkeit, die Teilnehmer auch während der Veranstaltung mit Informationen zu versorgen. 

NACHBEREITUNG UND
NACHKOMMUNIKATION

Die Chance sich nach der Veranstaltung das persönliche Teilnehmerfeedback einzuholen sollte tunlichst genutzt werden. Egal, ob per Fragebogen, direkt vor Ort oder als anschließende Befragung per E-Mail. Zusammen mit einem personalisiertem Dankschreiben wird die Akzeptanz gegenüber der Umfrage noch gehoben. Die Meinungen der Teilnehmer sind enorm wichtig und dienen der Erfolgskontrolle. Sie sind einer der wertvollsten Informationsquellen zur Verbesserung für zukünftige Veranstaltungen. 

Jede Veranstaltung – egal welche Größe und Teilnehmerzahl und unabhängig vom vorhandenen Budget oder dem Veranstaltungsformat profitiert von einem strukturierten Teilnehmermanagement.