KONZEPTIONSPHASE:
VORBEREITUNG UND EINLADUNG
Vor einer Veranstaltung gilt es zunächst, die Daten der Teilnehmer zu evaluieren und bereits vorhandene zu sichten und eine insgesamt saubere Versandliste zu erstellen. Anschließend geht es um die detaillierte Erstellung der Einladung und Anmeldung. Hier gilt es sich im Vorfeld zu überlegen, wie die Einladung gestaltet werden soll, auf welchem Weg der Versand erfolgt und welche Informationen von den Teilnehmern benötigt werden. Daher muss auch die Erstellung des Anmeldeformulars gut durchdacht werden, ebenso wie eventuell unterschiedliche Teilnehmerkategorien, falls diese abweichende Anmeldeschritte voraussetzen.
Für überregionale und internationale Veranstaltungen und für Events, die an mehreren aufeinanderfolgenden Tagen stattfinden, müssen ggfs. Hotelkontingente reserviert und evtl. auch die An- und Abreise organisiert werden.