Wir versprechen eine ganzheitliche Einkaufslösung für MICE

75%

Zeitersparnis durch Unterstützung

15%

mehr Einsparung durch Vergleich

50%

geringere Stornierungskosten

Wir versprechen eine ganzheitliche Einkaufslösung für MICE

Mit Sicherheit immer die richtige Entscheidung für Veranstaltungen treffen.

MICE Booking Engine

Nachhaltigkeit MICE

  • Co2- bewusst recherchieren
  • Purpose-driven Recherche
  • Mehrwert für dein Unternehmen

Integrative Einkaufslösung

  • Transparentes & prozesskonformes Einkaufen
  • End-to-End integrierte Einkaufssoftware
  • Verhaltensorientierte Suche

MICE One Shop Lösung

  • Digitales Organisieren
  • Compliance gerecht einkaufen
  • Rechtskonform abrechnen

User zentriertes Tool

  • Kollaboratives Arbeiten und Managen von Veranstaltungen
  • Revisionssichere Vertragsgestaltung
  • Exzellenter Support und E-Learning Center
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MICE BOOKING ENGINE

Mice Booking Engine

Mit der MICE Booking Engine den Einkauf von Veranstaltungsräumlichkeiten digitalisieren, steuern und sicher abwickeln und abrechnen.

  • Marktplatz mit großer Vielfalt an Anbietern
  • Compliant-konforme Abbildung der Prozesse
  • Unterstützung durch Experten
  • End-to-End Integration
Demo buchen
Angebotsvergleich

ANGEBOTSVERGLEICH

Vergleichbarkeit durch gleiche standardisierte Anfragen und übersichtliche Darstellung im Angebotsvergleich

  • Garantierte Vergleichbarkeit der Angebote
  • Übersichtliche Zusammenstellung
  • Möglichkeit Angebotsvergleiche mit Kolleg*innen zu teilen

-> Bis zu 30% Einsparungen durch Vergleich der Angebote

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ANALYTICS

Behalte den Überblick für eine nachhaltige Planung

  • Ausgaben, Ersparnis und Lieferant*innen auf einen Blick durch Analysefunktion und diverse Reporting Möglichkeiten aller Einkäufe.
  • Qualitätskontrolle der Lieferant*innen & Veranstaltung durch Feedback / Umfrage-Reporting.
  • Business Intelligence Dashboards für aktives Monitoring und Echtzeitanalysen.

 

BENEFITS

 

Deine Vorteile im Überblick

MICE Booking Engine

  • Eventeinkäufe steuern und erfassen
  • Online Reservierungsverträge schließen
  • Über 60.000 Anbieter*innen auf dem MICE Marktplatz

MICE Portal Analytics 

  • Business Intelligence Solution mit interaktiven Dashboards zu:
    • Savings
    • Ausgaben und Spent
    • Detailanalyse der Lieferant*innen
  • Drag & Drop Reporterstellung exportierbar in Excel

MICE Konnektor

Standardschnittstellen zu:

  • SAP / SAP Ariba
  • Coupa
  • Salesforce
  • API-Schnittstelle für sonstige Integrationen

SSO

  • Leichter Zugang über Single Sign-on für alle Bedarfsträger*innen über SAML Standard
  • Sicherheit bei der Authentifizierungs- und Zugangssteuerung durch Kund*innen
  • Profil Datenabgleich zubuchbar

MICE Portal Planungsassistent

  • Maßgeschneiderte Bedarfserfassung durch individuelle Abfrage der Veranstaltungsdetails je nach Anlass
  • Abfrage von firmenspezifischen Informationen. Zum Beispiel der Kostenstelle
  • Steuerung der Anbieter*innenauswahl, sowie Möglichkeit der automatischen Delegation von Veranstaltungsprojekten je nach Wertgrenzen, z.B. Teilnehmer*innenanzahl

MICE Portal Ratefinder

  • Ausschreibungstool zur Verhandlung von Rahmenverträgen mit deinen Lieferant*innen
  • Hinterlegung deiner Rahmenvertragsanbieter*innen inkl. Preisen in der MICE Booking Engine
  • Report über deine Rahmenvertragspartner*innen inkl. Saving
  • Filterung und Boost deiner Partner*innen

MICE Portal Verträge

  • Firmenspezifischer Einkaufskatalog
  • Hinterlegung der Vertrags- und Einkaufsbedingungen
  • Revisionssicherer Einkauf

 

Angebotsvergleich

  • Garantierte Vergleichbarkeit durch gleiche Anfrageparameter und übersichtliche Darstellung im Angebotsvergleich
  • Zusammenfassung der Angebote als PDF
  • Möglichkeit Angebotsvergleiche zu teilen

Verhandlung & Savings

  • Per Knopfdruck Angebote nachverhandeln
  • Erfassung von bis zu 5 verschiedenen Savings je Veranstaltungsprojekt
  • Revisionssicherer Verhandlungsverlauf

MICE Abrechnung

  • Rechnungsprüfung & Clearing
  • Freigabeprozess für Rechnungen
  • Abrechnung durch AirPlus

MICE Analyse 

  • Gratis Analyse deines Einkaufsprozesses inkl. Erstellung des Soll-Prozesses
  • Erstellung eines Meilensteinplans zur Einführung inkl. möglicher Stakeholder

MICE Rollout

  • Bereitstellung einer Kommunikationsvorlage zur internen Werbung
  • 2 individuelle Webinartermine inkl. Aufzeichnung
  • Zugriff auf MICE Academy Webinare

PRICING

Einfache und transparente Preise für dein Unternehmen 

Für Teams

Team Account mit 10 User*innen

  • Finde passende Hotels, Locations und Eventdienstleister*innen aus über 20.000 Anbieter*innen
  • Erstelle unlimitiert Veranstaltungsanfragen
  • Lade grenzenlos Anbieter*innen zu deinen Ausschreibungen ein
  • Verwalte bis zu 10 verschiedene Gewerke
  • Vergleiche easy Angebote
  • Nutze die Splitt- und Serienbuchungs-funktion

Jetzt Login erstellen

Business

Unlimitiert viele User*innen

  • Anpassung auf deine firmenspezifische Corporate Identity
  • AirPlus als Abrechnungslösung
  • Integration deiner Compliance Regelungen
  • Special Onboarding und exklusive Webinare 
  • Individueller Freigabeprozess
  • Eigene*r Account Manager*in inkl. Jahresgesprächen
Beratungstermin anfordern

Enterprise

Single Sign-on

  • Erstellung individueller Analysen und Dashboards
  • Automatisierte End-to-End Abrechnungslösung
  • Advanced Freigabeprozess & Individual Programmierung
  • Firmenspezifische MICE Packages
  • Individuelle*r Account Manager*in inkl. Jour Fix und Jahresgesprächen
  • Kreditoren Mapping & Vorbereitung für korrekte steuerliche Verbuchung der Einzelleistungen
  • Interface zu ERP-Systemen
Beratungstermin anfordern

FAQ´s



Kürzlich gestellte Fragen

Das MICE Portal ist eine Booking Engine und ein Projektmanagement Tool. Jede Veranstaltungsanfrage die erstellt wird, ist in einem Projekt abgebildet. Anforderungen, wie z. B. die Anzahl der Teilnehmer*innen, oder der Gruppenräume, können jederzeit geändert werden. Dies kann vor Buchung oder nach Buchung eines Angebots vorgenommen werden.

Änderungen bei Buchungen werden in 3 Schritten getätigt:

  1. Anforderungen der Veranstaltungsanfrage im Projekt ändern.
  2. Über die Kontakt-Funktion den Anbieter auffordern die Buchung entsprechend anzupassen.
  3. Das neue Angebot per Klick buchen. Der alte Reservierungsvertrag wird automatisch storniert.

Detailinformationen zu Änderungen von Veranstaltungsanfragen findest du in unserem Wissensartikel.

Mit der MICE Portal Teamfunktion kannst du mit deinen Kolleg*innen gemeinsam im Team an Veranstaltungsprojekten arbeiten. 

Bist du Admin deines Teams kannst du deine Kolleg*innen ganz einfach per Klick einladen.

Bist du kein Admin, möchtest aber dennoch gerne mit einem Kolleg*in im Team zusammenarbeiten, kannst du uns auch per Chat kontaktieren.

Durch die Teamfunktion ergeben sich folgende Vorteile:

  1. Teammitglieder*innen haben vollen Einblick auf alle. Veranstaltungsprojekte der Gruppe 
  2. Teammitglieder*innen können in den Veranstaltungsprojekten der Kolleg*innen Änderungen vornehmen, z. B. Anbieter*innen anfragen. Dies wird namentlich dokumentiert.
  3. Innerhalb einer Gruppe können Veranstaltungsprojekte delegiert werden, sodass der/die Hauptbearbeiter*in neu zugeordnet werden kann. Dies ist besonders bei Urlauben oder Krankheitsfällen nützlich. 

Detailinformationen zu dem Vorgehen findest du auch in unserem Wissensartikel.

Das MICE Portal steht für transparenten Veranstaltungseinkauf. Damit du die beste Veranstaltungsentscheidung für das passende Hotel treffen kannst, fundieren die Angebote im MICE Portal auf standardisierte Leistungen und Vertragsbedingungen. Dies hat folgende Vorteile:

  1. Anbieter*innen geben Preise zu den gleichen Leistungen ab
  2. Der Vertragsrumpf und die Stornierungsbedingungen sind gleich
  3. Die Einkaufsbedingungen sind bei allen Angeboten gleich

Durch die oben genannten Vorteile können die Angebote im MICE Portal per Knopfdruck verglichen werden. Dies spart enorm Zeit im Gegensatz zu einer manuellen Zusammenstellung. Zugleich erlaubt es den User*innen sich auf die Preise, sowie die Qualität des Hauses zu konzentrieren.

Unsere Vergleichsfunktion ermöglicht dir nicht nur eine Zusammenfassung der verschiedenen Angebote, du kannst diese auch an Kolleg*innen oder Vorgesetzte zur Freigabe senden.

Informationen zur praktischen Erstellung eines Angebotsvergleichs findest du in unserem Wissensartikel.

Firmen können über das MICE Portal ihre Rahmenvertragspartner*innen, sowie Preferred Partner auf dem Marktplatz hinterlegen. 

Mit dem MICE Portal Ratefinder bieten wir Firmenkund*innen die Möglichkeit, mit ihren Lieferant*innen Rahmenverträge inkl. Leistungen, Preise und Einkaufsbedingungen zu verhandeln und digital zu schließen.

  • Die Rahmenvertragspartner*innen werden auf dem MICE Marktplatz visuell hervorgehoben und geboostet, sodass du von den Meeting Planner präferiert angefragt wirst. Dadurch kann sichergestellt werden, dass die Partner*innen auch tatsächlich firmenweit sichtbar sind und eingekauft werden können.
  • Bei Anfrage der Rahmenvertragspartner*innen wird der verhandelte Preis automatisch durchgesetzt, sodass Meeting Planner auch immer zu den verhandelten Raten einkaufen.
  • Anbieter*innen können proaktiv den Status eines Preferred Partner beantragen. Dies hat für Firmen den Vorteil, dass die Stornierungs- und  Einkaufsbedingungen akzeptiert werden und die internen Meeting Planner sicher und konform bei diesen Partner*innen Veranstaltungen buchen können.
  • Rahmenvertragspartner*innen von Kund*innen sind je nach Finanzierungsmodell von der Transaktionsgebühr des MICE Portals befreit.

Das Aufsetzen einer MICE Ausschreibung, sowie das Managen und Abschließen von Verhandlungen mit potentiellen Rahmenvertragspartner*innen führt mit Nutzung des Ratefinders zu einer Zeitersparnis von bis zu 50%. Die Anzeige, sowie die automatische Durchsetzung der Vertragsinhalte und Preise der MICE Booking Engine für Meeting Planner garantiert Sichtbarkeit & Vertragssicherheit beim Einkauf. Durch das MICE Portal Analytics können Spendings, Anfragevolumen, Ablehnung und mehr Kennzahlen bei den Partner*innen per Klick analysiert und für zukünftige Verhandlungen verwendet werden.

 

 

Im MICE Portal kann man nicht nur nach Grundkriterien, wie den Ort, Entfernungen oder die Klassifizierung der Anbieter*innen suchen, sondern auch nach qualitativen, wie z. B. aktuellen Konzepten, Veranstaltungsanlässen und vielen mehr. Unser Ziel ist es, den perfekten Match zwischen Veranstaltungssuchenden und Anbietenden zu schaffen. Dabei fließen unter anderem folgende Faktoren in unseren Suchalgorithmus:

  • Aktueller Content über Konzepte, Nachhaltigkeit und Philosophie der Anbieter*innen, in Form von MICE Moments. Diese können mit Stichwörtern/Labels versehen werden.
  • Aktivität der Anbieter*innen. Unser Content boostet aktive Anbieter*innen, beispielsweise bei schnellen Antwortzeiten.
  • Feedback der Teilnehmer*innen zu den verschiedenen Anbieter*innen.

Diese und viele weitere Kriterien werden von unserem Algorithmus verarbeitet und liefern dem Meeting Planner in Form einer Schlagwortsuche die bestmöglichen Ergebnisse, mit personalisierten Empfehlungen.

Das MICE Portal ist eine webbasierte Einkaufslösung. Sie kann komplett in die firmeninterne Infrastruktur integriert werden und bildet den kompletten MICE End-to-End-Prozess ab.

  • Wir bieten durch einen standardisierten Single Sign-on eine nahtlose und sichere Authentifizierung der User*innen.
  • Durch unsere Schnittstelle zum ERP System wie SAP, ARIBA, Coupa, werden Angebote inkl. Leistungen, Steuersätzen, Preisen und Zusatzinformationen automatisch per Klick übertragen und folgen den firmeninternen Einkaufs- und Genehmigungsprozessen. Nach Genehmigung werden die Angebote automatisch gebucht.
  • Mit der MICE Portal Abrechnungslösung werden die Rechnungen geprüft, steuerlich korrekt aufbereitet und können durch unseren Partner AirPlus automatisch bezahlt und verbucht werden.

Das MICE Portal unterstützt User*innen die richtigen Einkaufsentscheidungen zu treffen. Der MICE Marktplatz ermöglicht die Recherche von Anbieter*innen und das Einholen von vergleichbaren Angeboten. Mit dem MICE Portal kannst du digitale Reservierungsverträge mit Anbieter*innen schließen.

  • Der Reservierungsvertrag wird digital im MICE Portal geschlossen und ist für beide Parteien bindend.
  • Grundlage abgegebener Angebote im MICE Portal sind die Konditionen / Einkaufsbedingungen & Stornierungsbedingungen des MICE Portals oder des Unternehmens.
  • Konditionen der Anbieter*innen gelten nur nachrangig, wenn nicht widersprüchlich.
  • Das MICE Portal tritt dabei nur in der Rolle des Vermittlers auf. Für die Vermittlung erhebt das MICE Portal zwischen 8-10% des Nettobetrags der Angebotssumme von Anbieter*innen.

 

Das MICE Portal steht für transparenten Veranstaltungseinkauf. 

Jedes Hotel / jede*r Anbieter*in ist individuell. Dies ist in der Eventbranche auch ein wichtiges Fundament. Nichtsdestotrotz sind Veranstaltungen in der Regel teuer und kosten durchschnittlich ca. zwischen 8.000€ und 15.000 €. Um die richtige Entscheidung zu treffen, müssen deshalb Angebote vergleichbar sein.

Mit dem MICE Portal garantieren wir vergleichbare Angebote:

  • Jedes abgegebene Angebot im MICE Portal hat entweder MICE Portal oder firmeneigene Einkaufs- und Stornierungsbedingungen zu Grunde liegen.
  • Durch die Definition der Leistungsanforderung der Veranstaltungen bepreisen die Anbieter*innen die gleichen Leistungen.

Der einzigartige Ansatz des MICE Portals bietet Veranstaltungsplaner*innen echte Vergleichbarkeit, Transparenz und Sicherheit bei der Entscheidungsfindung.

Die MICE Portal Business Intelligence Lösungen bieten Einkäufer*innen interaktive real-time Dashboards zur Analyse, als auch zum Monitoring und zur Steuerung des Einkaufs.

Das Analytics umfasst unter anderem:

  • Dashboard zur Analyse der MICE Ausgaben und Anzahl der Veranstaltungsanfragen, filterbar nach Partner*innen, Veranstaltungsdatum, Firmen und vielem mehr.
  • Dashboard zur Analyse der monetären Savings durch Verhandlung, Vergleich und Rahmenvertragspartner*innen.
  • Dashboard zur Analyse der detaillierten Spendings je Anbieter*in.
  • Dashboard zum Monitoring der aktiven Veranstaltungsanfragen mit Alerts zu Wertgrenze, Teilnehmer*innenanzahl, Status der Projekte und vielem mehr.

Neben den interaktiven Dashboards können Einkäufer*innen sich per Drag & Drop individuelle Excelreports erstellen. Auf Anfrage bieten wir auch Schnittstellen zu internen Data Lakes.

Mit dem MICE Portal Professional oder Enterprise Account können Genehmigungsworkflows administrierbar abgebildet werden. Anwendungsbeispiele sind auch kombinierbar:

  • X-stufige Freigabe
  • Freigabe nach Wertgrenze
  • Freigabe je Benutzergruppe
  • Freigabe mit hinterlegten Freigeber*innen je Engagement Codes / Liste
  • Freigabe nach Ausfüllen von Fragebögen

Per Anfrage können auch individuelle Lösungen bereitgestellt werden.

Mit dem MICE Portal Konnektor kannst du dich zudem per Klick mit deinem internen ERP oder SRM (cxml-Standard) verbinden. Die bekanntesten Systeme sind Salesforce, SAP, SAP Ariba, sowie Coupa. Durch die Verbindung wird der Genehmigungsworkflow im Firmenintranet angestoßen, je nach Approval oder Decline wird im MICE Portal automatisch gebucht oder abgelehnt.

Der MICE Portal Konnektor ermöglicht es unseren Kund*innen die MICE Booking Engine mit ihrem ERP-System zu verbinden. Durch die Integration ist es möglich, einen automatischen End-to-End-Einkaufsprozess zu gestalten. Mit dem MICE Portal werden das Veranstaltungsangebot, inkl. Einzelleistungen und Steuersatz, angereichert und mit der Warengruppe und dem Sachkonto übertragen. Die Sachkonten pro Leistung können abhängig vom Veranstaltungsanlass (Feier, Training, Incentive, etc.) und dem Veranstaltungstyp (intern, extern, gemischt) angezeigt werden. 

Der CO2-Fussabdruck bezieht sich auf den CO2-Ausstoß, der bei der Durchführung einer Veranstaltung entsteht. Um eine Veranstaltung klimaneutral zu gestalten, müssen die CO2-Emissionen berechnet und Klimaschutzprojekte durchgeführt werden. Faktoren, die bei der Berechnung berücksichtigt werden, sind Übernachtungen, Verpflegung, Größe der Veranstaltung, Energieverbrauch und länderspezifische Standards. Es wird empfohlen, Hotels zu wählen, die sich für den Klimaschutz einsetzen und konkrete Klimaschutzmaßnahmen umsetzen. Informationen zu den CO2-Emissionen eines Hotels können in Datenbanken und Buchungsplattformen mit dem Label "Grüner Dienstleister" gefunden werden. Wenn keine Daten vom Hotel vorliegen, werden Emissionsfaktoren anhand von wissenschaftlichen Datenbanken und Erfahrungswerten berechnet. Die CO2-Emissionen einer Veranstaltung können auf verschiedene Weise reduziert werden, beispielsweise durch den Einsatz von Ökostrom und erneuerbaren Energieträgern zur Wärmeerzeugung, durch einen günstigen Energieeffizienzstandard des Gebäudes und durch die Berücksichtigung des individuellen CO2-Wertes pro Übernachtung. Die CO2-Emissionen können auch durch Klimaschutzprojekte ausgeglichen werden.

MICE Portal bietet zusammen mit seinem Partner Climate Partner die Möglichkeit, gebuchte Veranstaltung zu kompensieren. Je Kompensation wird ein Klimaschutzprojekt unterstützt. 

Zudem trackt das MICE Portal den CO2-Ausstoß und bietet über das MICE Portal Analytics die Möglichkeit, den Wert zu reporten.

Bei jeder Implementierung des MICE Portals als unternehmensweite Lösung, analysieren wir zusammen mit den Kund*innen die interne Einkaufsstruktur und entwickeln basierend auf den Wünschen der Kunden unter unserer Expertise einen maßgeschneiderten digitalen und transparenten Prozess. Durch die flexible interne Modulstruktur des MICE Portals kann jeder Einkaufsprozess realisiert werden.

Durch unsere langjährige Erfahrung wissen wir allerdings, dass die Übernahme manueller Prozesse in eine digitale Welt oft zu großen Problemen führen kann. Unter anderem folgende Beispiele:

  • Eine zu strenge Limitierung der User*innen-Freiheit, beispielsweise bei der Auswahl und Kommunikation mit Anbieter*innen, führt sehr schnell zu Akzeptanzproblemen beim Roll-Out.
  • Eine automatische Delegation oder Übernahme von Veranstaltungsprojekten durch den Einkauf oder ein Event-Team führt in der Regel zu Kommunikationsproblemen zwischen internen Auftraggeber*innen, Anbieter*innen und Einkauf.
  • Intransparente Kommunikation hinsichtlich des Genehmigungsworkflows führt zu vielen Rückfragen der Meeting Planner.

Neben den oben genannten Problemen sollten für eine erfolgreiche Einführung einer MICE Booking Engine folgende Punkte beachtet werden:

  1. Buy-In und Unterstützung der internen Stakeholder
  2. IT-Ressourcen zur Integration des MICE Portals
  3. Marketing & Kommunikationsressourcen für den Roll-Out
  4. Aufnahme des Einkaufsprozesses in die Konzerneinkaufsrichtlinie

Das MICE Portal kann in der Regel jede Unternehmensstruktur abbilden. Der Erfolg ist jedoch nur durch einen praxisnahen Einkaufsprozess, der durch das Unternehmen unterstützt und durch die Mitarbeitenden gelebt wird, garantiert.

Das MICE Portal bietet mit seinem Konnektor viele standardisierte Schnittstellen. Zur Abbildung des End-to-End-Einkaufsprozesses sind Schnittstellen unerlässlich. 

  • Authentifizierung der User*innen mittels SSO bietet Sicherheit und baut unnötige Hürden für User*innen ab. Zusätzlich bieten wir Kund*innen einen Profildatenabgleich an, sodass inaktive Mitarbeiter*innen aus dem MICE Portal entfernt werden.
  • Schnittstelle zu allen gängigen ERP (SAP, Ariba, Coupa) oder SRM (Salesforce) Systemen zur Übertragung der Angebote, Erstellung von Bestellnummern, Genehmigung und automatisierten Buchung mittels OCI- oder cxml-Protokoll.
  • Mit unserem Partner AirPlus bieten wir zudem eine Schnittstelle zu einer rein digitalen Abrechnungslösung.

Der MICE Portal Konnektor verfügt zudem über eine standardisierte API-Schnittstelle, die es uns ermöglicht, mit jedem System Daten bilateral auszutauschen.

 

MICE Portal GmbH - Hosted Data

MICE Portal hosted seine gesamte Infrastruktur (Datenbanken, Application Server und Netzwerkinfrastruktur) bei der Boreus GmbH, Zur Schwedenschanze 2, 18435 Stralsund.

Encryption

  • Data at rest encryption: Alle Datenbanken verwenden eine sogenannte "at rest"-Verschlüsselung. Dies bedeutet, dass die Daten nur gelesen werden können, wenn eine ordnungsgemäße Authentifizierung auf dem jeweiligen Datenbanksystem erfolgt. Die Dateien, in denen die Informationen gespeichert sind, werden in verschlüsselter Form gespeichert. Diese können dadurch nur von Datenbanksystemen gelesen werden, die über den entsprechenden Entschlüsselungsschlüssel verfügen.
  • Data in transit encryption: Der gesamte Produktionsverkehr wird über TLS mit mindestens Version 2.0 und HSTS geschützt. Der interne Systemverkehr wird ebenfalls mit selbstsignierten TLS-Zertifikaten mit Certificate Pinning zum Schutz vor Man-in-the-Middle-Angriffen verschlüsselt.

Firewall

  • Die MICE Portal GmbH verwendet für zusätzliche Sicherheit eine Web Application Firewall, Intrusion Detection System, sowie ein Intrusion Prevention System.

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